E-santé : changer de logiciel ? Les 10 points clés

E-santé : changer de logiciel ? Les 10 points clés

Dans cet article et vidéo associée, nous allons aborder le sujet du changement de logiciel en établissement de santé, ou comment orienter vos choix et éviter les écueils. C’est parti pour les 10 points clés

Cet article est également associé à un livre blanc détaillé et disponible ici

01 – Quel bénéfices pour les utilisateurs ?

Nous entendons souvent “un logiciel par les utilisateurs, pour les utilisateurs” c’est beau sur le papier et séduisant lors d’une présentation. Bien souvent c’est plutôt, “un logiciel par des informaticiens, pour des informaticiens”

Ou comment une équipe de développement est capable de produire des solutions inadaptées et de vous expliquer comment faire votre métier pour bien utiliser leur logiciel…

Avant la phase de sélection :

  • Listez les usages actuels de la solution qui va être remplacée pour lesquels vous êtes insatisfaits
  • Préparez vos exemples métier qui font votre quotidien

02 – L’outil est-il proche des professionnels terrain ?

Les développements applicatifs doivent toujours être centrés sur le bénéfice utilisateur et validés par des professionnels terrain ou des experts métiers ayant prouvé leur légitimité par l’expérience.

Allez plus loin que la belle documentation et la belle démonstration de la force commerciale de l’éditeur, demandez : 

  • Des exemples de modules développés, par qui, avec quels professionnels ?
  • Quelle équipe d’expert métier ayant une légitimité des choix acté lors d’évolutions ? 
  • Combien il y a de mises à jour / an ?

03 – Est-ce que l’outil est intuitif ?

Un logiciel métier, c’est comme une blague, si il doit être expliqué longuement, c’est qu’il n’est pas si bon. »

Au premier coup d’oeil, vous devez comprendre la logique générale de fonctionnement avec très peu, voir pas d’explications. Évitez les logiciels multi-fenêtres qui se superposent. 

A fuir également, les logiciels possédants des sous-sous-sous-sous-menus et la multiplication des clics sur des actions récurrentes dans le quotidien des utilisateurs finaux.

04 – Est-ce qu’il y aura de la ressaisie ?

Une information utile pour plusieurs interlocuteurs ne doit être saisie qu’une seule fois et propager partout dans le logiciel où on en a besoin. Là aussi les utilisateurs pourront lister les éléments qui leur pose problème aujourd’hui et pourront facilement mettre à l’épreuve les solutions logicielles qui vous seront présentées.

05 – Est-ce que nous allons gagner du temps ?

Le but n’est pas de bouleverser l’existant mais de l’optimiser. C’est une bien belle phrase qu’il faut vérifier dans les faits.

  • Prenez 1 ou 2 tâches que la majorité des utilisateurs réalisent quotidiennement (incluant son identification pour ouvrir le logiciel, une saisie, une déconnexion)
  • Chronométrez le temps de réalisation actuel pour un panel de 5 utilisateurs maitrisant l’outil
  • Faites en une moyenne

> Maintenant, vous avez un indicateur comparatif. 

06 – Possible de tester ?

Pas besoin de prendre une surdose d’arguments commerciaux, un bon logiciel doit être un argument à lui seul.

Ne vous laissez pas bercer par le chant des sirènes commerciales, n’importe quel logiciel, même complexe ou contre intuitif semblera simple et fluide entre les mains d’un bon commercial rodé à l’exercice. 

Avant l’acquisition, l’éditeur doit vous permettre d’accéder à un environnement de tests ouvert que vous pourrez triturer dans tous les sens. 

07 – Est-ce que cette solution sera “intelligente” ?

Un outil informatisé est sensé aider à nous concentrer sur le coeur de notre métier et à la réduction des risques. C’est le moment où l’outil ne se limite plus à stocker et restituer “bêtement” de l’information. 

Dans les tâches quotidiennes des intervenants métier, listez entre 3 et 5 situations à risque que vous souhaitez identifier et demandez à l’éditeur comment la solution permet d’améliorer vos processus existants.

08 – E-learning ou formation classique ?

Faites attention à l’autonomie des utilisateurs dans la durée, les fonctionnalités essentielles du logiciel doivent faire l’objet de modules de E-learning.

Vous faciliterez le maintien des compétences de vos équipes sans nécessairement grever votre budget formation et désorganiser vos plannings pour de longues journées de formation.

Idéalement la solution doit vous proposer des didacticiels intégrés accompagnant l’utilisateur en pas à pas.

09 – La hotline est-elle réactive et efficiente ?

C’est un point essentiel, la hotline doit être réactive et efficace. Les interlocuteurs doivent avoir conscience des problématiques métiers. 

  • Contactez vous même des établissements alentours déjà équipés
  • Testez vous même la hotline de l’éditeur

> Le but est d’aller au delà du discours commercial ou des références “sponsor” bien choisies.

La procédure d’accès au support doit-être extrêmement simple. 

10 – Comment évaluer la solution présentée ?

Établissez une grille de critères de sélection avec les utilisateurs finaux, le service informatique, les décisionnaires, etc.

Classez ces critères par ordre d’importance en fonction de vos priorités et objectifs. 

Fixez un barème vous permettant de comparer les offres que vous envisagez, ainsi vous poserez déja quelques éléments objectifs d’évaluation.

Attention : embarquez toujours les utilisateurs finaux ou représentants légitimes, vous mettrez plus de chance de votre côté pour choisir un outil adapté aux besoins et faciliterez la conduite du changement.

Il y a encore de nombreux sujets et points d’attention

La sécurité des données, les intégrations et interfaces, la gestion de projet, les conditions de déploiement et conduite du changement, etc. 

Mais il faudrait plus qu’une poignée de minutes pour vous détailler ces points.

Nous détaillerons dans d’autres articles / vidéos 😉

Choisir un nouveau logiciel c’est s’engager avec un partenaire pendant plusieurs années qui fournira un outil censé devenir indispensable dans votre organisation. 

Si vous avez besoin d’accompagnement sur ces sujets, contactez nous

Cet article est également associé à un livre blanc détaillé et disponible ici