Divorce avec un éditeur logiciel : comment récupérer ses dossiers patients informatisés ?

Tout avait bien commencé, vous étiez plus ou moins satisfait du service rendu par votre dossier patient informatisé. Cependant, si vous êtes en difficulté avec votre éditeur logiciel, alors le scénario montre un avenir plus sombre. Ce n’est pas l’introduction d’un épisode des feux de l’amour, c’est pour certains une réalité…

Il existe plusieurs situations pouvant motiver une demande de récupération de vos données : conflit avec l’éditeur, manquements contractuels, faillite, etc. 

Comment vous prémunir et comment assurer la récupération des données de vos dossiers patients ?

Ce que dit la loi

La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) associée au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) sont deux points d’appui incontournables, quelle que soit la situation, les données médicales de vos dossiers informatisées sont protégées par la loi.

Effectivement, l’article 39 de la loi informatique et libertés et l’article 15 et article 20 du règlement général sur la protection des données (RGPD) détaillent l’exercice des droits d’accès et la portabilité. 

Quelles démarches ?

Si vos relations avec l’éditeur logiciel sont bonnes, anticipez ce sujet en lui demandant de vous détailler explicitement la procédure qu’il propose, pour exercer votre droit d’accès et de portabilité de vos dossiers patients informatisés.

Quelles démarches ? Quels délais (demande & réponse) ? Quel format de restitution ?

Le RGPD ne détaille pas exactement les démarches associées à la demande, cependant il explicite : les démarches ne doivent pas décourager les personnes concernées et ne doivent pas leur occasionner de frais excédant le coût de la reproduction.

Quels délais ?

Votre demande de restitution de données ne doit pas s’apparenter à lancer une bouteille à la mer, c’est pourquoi là aussi la notion de délai est bien encadrée,  “Ce droit doit pouvoir être exercé le plus rapidement possible, sans jamais excéder un mois dans le cadre du RGPD pour des données, dans une forme similaire à celle du traitement (voie postale et/ou voie électronique)”

Il y a heureusement des spécificités pour l’accès aux dossiers médicaux : 

“Communiquer les informations au plus tard dans les huit jours suivant la demande et dans les deux mois si les informations remontent à plus de cinq ans (à compter de la date à laquelle l’information médicale a été constituée)”.

Quel format ?

Attention au format sur lequel les données vous sont restituées. Récupérer ses données c’est bien, mais vous devez vous assurer qu’il sera possible de les retraiter. L’objectif est à minima de pouvoir les lire et au mieux, pouvoir les transférer dans un nouveau logiciel.

Ainsi le RGPD explicite ce point :  “permettre de récupérer les données sous une forme aisément réutilisable […] dans un format électronique structuré et couramment utilisé et lisible par machine ».

Si votre objectif principal est de pouvoir transférer les dossiers informatisés dans un nouveau logiciel, avant de demander la restitution auprès de votre ancien éditeur, faites le point avec votre futur fournisseur logiciel qui doit vous transmettre ses prérequis techniques pour migration de vos données. 

Ainsi, vous faciliterez les opérations à venir et éviterez de mauvaises surprises du type : “nous ne pouvons pas exploiter vos données car nous ne maîtrisons pas le format communiqué par votre ancien logiciel” ou “vu le format communiqué par votre ancien logiciel, le coût de migration sera revu à la hausse”, etc.

Vos dossiers patients informatisés sont un trésor qui n’a pas de prix, les historiques sont directement associés à la sécurité des patients, impliquent de nombreuses ressources, heures de travail et garantissent le bon fonctionnement de votre organisation. Dans la jungle des solutions logicielles, le chemin est encadré et sera bien tracé si toutefois vous êtes accompagnés. Anticipez ce sujet, faites vous accompagner par des experts qui pourront vous conseiller.

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